Microsoft Word är ett av de mest använda verktygen på datorer eftersom det inte bara är användbart för att skriva dokument, utan det kan också användas för att skapa många andra saker, till exempel PDF-filer. En annan av dess användningsområden är dock möjligheten att enkelt skapa organisationsscheman.
Dessa diagram låter dig representera ett företags struktur, en hierarki inom ett projekt eller något behov som du har där ett makt- eller underordningsförhållande etableras mellan flera nivåer. Men hur gör man? Vi kommer att förklara det för dig steg för steg så att du inte har några problem (även om kom ihåg att varje version av Word kan ha skillnader).
Vad är ett organisationsschema och vad är det till för?
Innan du ger dig instruktioner om hur du skapar ett organisationsschema i Word måste du förstå vad ett organisationsschema är. Detta är en visuell representation av en organisatorisk eller hierarkisk struktur av en grupp, företag, projekt etc.
Föreställ dig till exempel en klass. Denna grupp består av barn, men det finns en som innehar positionen som klassrepresentant och en andra som innehar positionen som underrepresentant.
Ett organisationsschema skulle återspegla delegaten på den första nivån. Underdelegaten skulle vara på andra nivån och alla andra elever skulle gå till tredje och sista nivån.
Användningen av ett organisationsschema varierar, även om den huvudsakliga vanligtvis är relaterad till representationen av ett företags hierarki. Men samma sak kan också återspeglas i ett arbetslag, ett projekt, etc.
Hur man skapar organisationsscheman i Word steg för steg
Om du har Word vet du förmodligen hur du använder det. Men du kanske aldrig har övervägt möjligheten att skapa organisationsscheman. Om så är fallet, när du har öppnat programmet med ett nytt dokument, Du måste ta markören till infogningsfliken som du hittar i verktygsfältet. Du kommer att se att en meny öppnas och där måste du söka och klicka på "SmartArt". Det här verktyget låter dig infoga organisationsdiagram och grafer.
På den här fliken ser du också kategorin "Hierarki", som identifierar när du vill skapa ett diagram relaterat till en ordning av makt eller funktioner. Du måste välja den design som passar dig bäst och, när du väl har den, klicka på acceptera.
Du kommer nu att ha ett organisationsschema, men det är inte komplett än. För att göra detta, du måste lägga till och redigera objekten. Det vill säga att lägga till fler nivåer eller rutor i de olika nivåerna.
Om du vill redigera befintliga klickar du bara på var och en och anger informationen du vill lägga till. Men om du vill lägga till fler nivåer är det bäst att välja en ruta och gå till designalternativen i SmartArt-verktygen. Där kommer du att ha tilläggsformen, som lägger till nya ramar; stiga eller sjunka, för att ändra den ramen till en högre eller lägre nivå; och design, som modifierar den allmänna strukturen i organisationsschemat.
Slutligen har du formatfliken, som låter dig göra det ändra färger, ramar och stilar för lådor. Detta kommer att ge dig mycket utrymme att manövrera eftersom du kan göra det mer visuellt så att du på ett ögonblick kan förstå ordningen på personerna som utgör projektet du arbetar med. Var bara noga med att inte överbelasta den eller använda starka färger, eftersom det kan göra det svårt att läsa eller, när det skrivs ut, göra att det inte får det resultat du förväntar dig. När du är klar behöver du bara spara dokumentet.
Vi råder dig spara den i antingen Word- eller PDF-format eller liknande format. På så sätt kan du få en kopia om du behöver redigera den utan att behöva göra det igen.
Det kan vara lite knepigt i början, speciellt att lägga till nivåer och få brickorna att se likadana ut. Men kom ihåg att du också kan använda genvägar för att kopiera och klistra in för att duplicera ramar du redan har gjort.
Varför skapa organisationsscheman i Word
Nu när du har stegen är det dags att öva tills du får det resultat du vill ha. Men du har säkert sett att det finns andra applikationer och verktyg som gör dessa organisationsscheman, som t.ex Canva fodral, Till exempel. Så varför välja Word framför ett mer designfokuserat verktyg?
En av de största fördelarna med att använda Word istället för ett annat verktyg är dess tillgänglighet.. Många människor har tillgång till Word och vet hur man använder det, så att lära sig hur man skapar ett organisationsschema kommer inte att vara svårt alls.
Men det beror också på att du snabbt kan ändra och redigera det, samt integrera det i andra dokument.
VÃ¥gar du skapa organisationsscheman i Word?